Forms and Basic Documents Required for Contracting
BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr is responsible for preparing, introducing, modifying and repealing forms for defense technology and procurement by BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr and its subordinate agencies. Here you will find Bundeswehr forms such as delivery notes or invoices.
Procurement forms
In the tables below various procurement-related forms and follow-on sheets can be downloaded (non-accessible documents). Forms for requests to participate and for submitting an offer can be found on the website Tender Documents.
Delivery notes
| Designation | Form number | Download |
|---|---|---|
| Delivery note | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 048D/02.2016 | |
| Delivery Note; Petroleum, Oils, Lubricants, and Associated Products | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 048a/10.2012 | |
| Delivery Note; Solid Fuels | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 048b/10.2012 | |
| Delivery Note; for Gases (Open-End Contract) | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-RT 048/10.2012 | |
| Delivery Note; Follow-On Sheet Item/Service | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 048E/02.2016 | |
| Delivery Note; Follow-On Sheet Item/Service | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 048E/02.2016 | |
| Delivery Note; Open-End Contract of the Federal Office of Bundeswehr Equipment, Information Technology and In-Service Support (With the Exception of Industrial Gases) | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 048D/02.2016 |
Invoices
Designation | Form number | Download |
|---|---|---|
Invoice - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 047D/10.2012 | |
Invoice; Follow-On Sheet Item/Service - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 047E/10.2012 | |
Invoice for Repair - Works, Technical Logistic Support and Government Owned Store - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 047D/10.2012 | |
Invoice for Repair - Works, Technical Logistic Support and Government Owned Store (Annex 2 - Without Fixed Rates) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 047D2/10.2012 | |
Invoice for Repair - Works, Technical Logistic Support and Government Owned Store (Annex 1 - Fixed Rates) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 047D1/10.2012 | |
Invoice and Packing List – German / English - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 054a/12.2017 |
Terms of contract
| Designation | Form number | Download |
|---|---|---|
| Annex Sheet "Emergency Preparedness Clause" - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 077/10.2017 | B077 (PDF, 460.2 KB) |
| General Terms and Conditions for Procurement Contracts placed by the Federal Ministry of Defense (ABBV) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 084/10.2012 | B084 (PDF, 39.0 KB) |
| General Terms and Conditions for Development Contracts with Industrial Firms (ABEI) – Issue: June 2005 - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 086/10.2012 | B086 (PDF, 58.4 KB) |
| General Terms and Conditions for Research Contracts With Industrial Firms (ABFI) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 086a/10.2012 | B086a (PDF, 38.6 KB) |
| General Conditions of Order – Delivery of Items by Domestic and Foreign Contractors - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 111/07.2023 | B111 (PDF, 659.4 KB) |
| General Conditions of Order (Delivery of Items) – for ZVB/BMVgZusätzliche Vertragsbedingungen des Bundesministeriums der Verteidigung in the version of 10 May 2001 | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 111/12.2022 | B111 - previous version (PDF, 125.7 KB) |
| General Conditions of Order – Procurement Assistance for Friendly Nations - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 111b/08.2015 | B111b (PDF, 478.7 KB) |
| General Conditions of Order - Repairs without Open-End Repair Contract - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 111i/08.2015 | B111i (PDF, 476.6 KB) |
| General Terms of Contract of the Bundeswehr Technical Centers/Research Institutes and of the Calibration Laboratories at the Federal Office of Bundeswehr Equipment, Information Technology and In-Service Support - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 111w/05.2022 | B111w (PDF, 591.5 KB) |
| Annex Sheet C – Warranty Claims - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 114/10.2012 | B114 (PDF, 213.2 KB) |
| Annex Sheet D to the Letter of Offer and Order Letter – Advance Payment (Including Statement of Guarantee) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 115/10.2012 | B115 (PDF, 600.2 KB) |
| Annex Sheet E to the Letter of Offer and Order Letter – Contractual Penalty - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 116/10.2012 | B116 (PDF, 451.8 KB) |
| Annex Sheet H to the Letter of Offer and Order Letter – Termination for Convenience/Settlement of Residual Claims - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 119/10.2012 | B119 (PDF, 216.4 KB) |
| Annex Sheet L – Government-Furnished Material - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 121/10.2012 | B121 (PDF, 220.6 KB) |
| Annex Sheet P - Additional Terms of Contract for Cost Prices IAW Articles 5 to 8 of VO PRPublic Relations No. 30/53 - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 124/02.2025 | B124 (PDF, 829.6 KB) |
| Annex Sheet Transportation within the Integrated Movement and Transport System of the Bundeswehr - Domestic/International Transports - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 382/04.2021 | B382 (PDF, 590.5 KB) |
| Special requirements for the delivery of supply items and deliverables that contain hazardous substances in accordance with the law on chemicals - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B T503/01.2024 | B-T503 (PDF, 28.4 KB) |
| Government Quality Assurance; Certificate of Conformity (non-NATONorth Atlantic Treaty Organization states) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-T582b/05.2017 | B-T582b (DOCX, 24.7 KB) |
| Government Quality Assurance; Certificate of Conformity (AQAPAllied Quality Assurance Publications 2070) - German version | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-T583b/11.2021 | B-T583b (PDF, 73.7 KB) |
Other Contract Conditions
| Designation | Download |
|---|---|
| Conditions Concerning Contracts for Supplies and Services, Part B: "General Terms of Contract for the Provision of Supplies and Services (VOL/BVergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil B)” - Version 2003 - of 5 August 2003 - German version | VOLVerdingungsordnung für Leistungen-B (PDF, 202.7 KB) |
| Interim version of paragraphs. 11.4 and 11.5 of ZVB/BMVgZusätzliche Vertragsbedingungen des Bundesministeriums der Verteidigung - German version | Interimsfassung_ZVB (PDF, 579.5 KB) |
| Additional Terms of Contract of the Federal Ministry of Defense Implementing Part B of the General Terms and Conditions Concerning Contracts for Supplies and Services (ZVB/BMVgZusätzliche Vertragsbedingungen des Bundesministeriums der Verteidigung ) of 28 February 1998 as amended on 10 May 2001 - German version | ZVB-BMVgBundesministerium der Verteidigung (PDF, 51.4 KB) |
Other forms
Designation | Form number | Download |
|---|---|---|
Instructions on how to fill in form "Invoice for Repair at Works and Bundeswehr-Owned Store” | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 047A/10.2012 | |
Request for Submission of Preliminary Costing | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-N 027/10.2012 | |
Data sheet: Subcontractor | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-S 498/12.2021 | |
Contractor's Declaration Regarding the Use of Radioactive Substances (German / English / French) | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B 128/10.2021 | |
Certificate of Services and certificate of release to service after maintenance/repair activities (HILHeeresinstandsetzungslogistik) | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 050/10.2012 | |
Delivery date change for repair services under open-end repair contract (works) - SinN | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 061 SinN/01.2021 | |
Delivery date change for repair services under open-end repair contract (works) - SASPFStandard-Anwendungs-Software-Produkt-Familien | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 061 SASPFStandard-Anwendungs-Software-Produkt-Familien/06.2022 | B-R061 SASPFStandard-Anwendungs-Software-Produkt-Familien (DOCX, 29.3 KB) |
Test and Acceptance Certificate - Works | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 049/02.2013 | |
Interministerial agreement between the Federal Ministry of Defense and the Federal Ministry of Economics and Technology on contractual price auditing rights of BWBBundesamt für Wehrtechnik und Beschaffung dated 18 November 2020 (valid until 31 December 2024.) - German version | Interministerial Agreement dated 18.11.2020 (PDF, 1.3 MB) | |
Procedure for the placing and administration of individual orders on the basis of open-end repair contracts (works) | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 150/05.2014 | |
Procedural Instructions for Open-End Procurement Contracts (Excluding Gases) | BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr-B-R 140/10.2013 |
