Reisewesen

Informationen und wichtige Hinweise rund ums Thema Dienstreisen und deren Abrechnung.

Mehrere Soldaten in Flecktarn Uniformmit Gepäck betreten die Halle eines Flughafens.
Bundeswehr/Christian Timmig

Reisewesen

Wenn Sie als Angehörige oder Angehöriger der Bundeswehr eine Dienstreise im In- und Ausland durchführen müssen, erhalten Sie auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten notwendigen Reisekosten. Näheres regeln das Bundesreisekostengesetz (BRKGBundesreisekostengesetz) sowie die Auslandsreisekostenverordnung (ARV). Die Reise- und Abrechnungsstellen setzen ferner die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKGBundesreisekostengesetz (BRKGVwV) und die Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur ARV (ARVVwV) um.
Damit Sie von Beginn an auch in finanzieller Hinsicht richtig agieren, stehen Ihnen die Reisestellen des Travel Managements der Bundeswehr (TMTravel Management BwBundeswehr) von Anfang an beratend zur Seite und unterstützen Sie bei der Reisevorbereitung und während der Reise. Auch nach einer Dienstreise helfen Ihnen die Abrechnungsstellen des TMTravel Management BwBundeswehr bei der Beantragung und Abrechnung der entstandenen Reisekosten.

Soweit Sie nicht den elektronischen Workflow mittels IT-U TMTravel Management BwBundeswehr nutzen, stehen Ihnen für die Beantragung Formulare im Formularmanagementsystem der Bundeswehr zur Verfügung.

Im Folgenden finden Sie allgemeine Informationen und wichtige Hinweise rund ums Thema Dienstreisen und deren Abrechnung. Nutzen Sie auch das Informationsangebot des TMTravel Management BwBundeswehr im Intranet. Dort finden Sie beispielsweise eine Auflistung aller TMTravel Management-relevanten Formulare sowie aktuelle Hinweise und Nachrichten aus dem TMTravel Management BwBundeswehr.

Papierloses Travel Management

Das Travel Management der Bundeswehr wirkt seit einigen Jahren der Papierflut entgegen und stellt Schritt für Schritt auf die elektronische Beantragung und Bearbeitung von Dienstreisen, Umzügen und Trennungsgeld um.

Bundeswehr/Marcus Rott

Vor der Reise

Reisekosten können grundsätzlich nur erstattet werden, wenn die Dienstreise vorher schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt wurde bzw. eine entsprechende Personalverfügung vorliegt. Bei Dienstreisen am Wohn- oder Dienstort genügt eine mündliche Genehmigung.

Sie erhalten die gebuchten Reisemittel in der Regel auf elektronischem Weg. Nachdem Sie Ihre Reisedokumente erhalten haben, überprüfen Sie bitte sofort die Fahrscheine, Flugtickets und sonstigen Reservierungsbestätigungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Zuständige Reisestelle

Die zuständige Reisestelle des Travel Managements der Bundeswehr bietet den Dienstreisenden:

  • Eine umfassende Beratung u.a. zum Reiseverlauf und zur Wahl der dafür notwendigen Beförderungsmittel und/oder Übernachtungsmöglichkeiten - neben Wirtschaftlichkeitsaspekten steht dabei ein angemessener Reiseservice im Vordergrund
  • Ein vereinfachtes Verfahren zur Reisemittelbestellung über eine elektronische Workflow-Lösung (IT-U TMTravel Management BwBundeswehr) oder mittels bereitgestellter Formulare
  • Eine schnelle und zeitgerechte Buchung der Reisemittel (z.B. Flugtickets, Bahntickets, Anmietung eines Kraftfahrzeuges und bei Bedarf Reservierung einer geeigneten Unterkunft)
  • Die Bestellung der Reisemittel erfolgt über eine behördeneigene Kreditkarte (insbesondere Flug und Bahn), somit müssen die Dienstreisenden nicht mehr in Vorleistung treten
  • Für darüberhinausgehende dienstlich notwendige Reiseleistungen kann auf Antrag ein Abschlag gewährt werden

Downloads

Merkblätter und Informationen für Dienstreisende vor der Reise.

Während der Reise

Während der Dienstreise steht Ihnen Ihre zuständige Reisestelle des TMTravel Management BwBundeswehr bei allen Fragen und Problemen unterstützend zur Seite. Die Kontaktdaten Ihrer Reisestelle finden Sie in Ihrer Reisebestätigung. Ihre Reisebestätigung enthält zudem Kontaktdaten des Vertragsreisebüros des Bundes DER sowie zum Hotelvertragsbüro HRS und der Deutschen Bahn AG.

ICE mit grünen Streifen fährt auf einer Bahntrasse durch die Landschaft.

Der ICE in neuem Design mit grünem Streifen vorn und hinten.

Deutsche Bahn AG/Georg Wagner

Außerhalb der regulären Servicezeiten Ihrer Reisestellen des TMTravel Management BwBundeswehr stellt das Vertragsreisebüro des Bundes DER vertragsgemäß einen 24-Stunden-Service für dringende unaufschiebbare Buchungen/Umbuchungen/Stornierungen zur Verfügung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des 24‐Stunden‐Service sind unter der kostenpflichtigen Service-Hotline +49 30 479076 260 erreichbar.

Downloads

Informationen und Merkblätter für Dienstreisende während der Reise.

Nach der Reise

Die zuständigen Abrechnungsstellen des TMTravel Management BwBundeswehr stehen Ihnen grundsätzlich und insbesondere nach der Reise bei Fragen und Problemen zum Antragsverfahren und zur Abrechnung der Reisekosten beratend zur Seite.

Eine Frau arbeitet an einem Computer.

Die Software STIEWI ersetzt das bisherige manuelle Reiseantrags- und Trennungsgeldverfahren durch eine integrierte vollelektronische Workflowlösung. Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen und Trennungsgeldanträge werden hierüber bearbeitet.

Bundeswehr/Marcus Rott

Zuständige Abrechnungsstelle

Die zuständige Abrechnungsstelle des Travel Managements der Bundeswehr bietet den Dienstreisenden:

  • Eine umfassende Beratung zur Erstattungsfähigkeit von Reisekosten sowie zu Antrags- und Verfahrensbesonderheiten
  • Ein vereinfachtes Verfahren zur Antragstellung über eine elektronische Workflowlösung (IT-U TMTravel Management BwBundeswehr) oder mittels bereitgestellter Formulare
  • Eine automatische Erinnerung an offene Erstattungsansprüche bei Nutzung des elektronischen Workflows
  • Eine zügige Festsetzung und Zahlbarmachung Ihrer Erstattungsansprüche

Häu­fig ge­stell­te Fra­gen

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer zuständigen Reisestelle und der zuständigen Abrechnungsstelle des TMTravel Management BwBundeswehr stehen Ihnen vor, während und nach der Dienstreise während der allgemeinen Dienstzeiten beratend zur Verfügung. Sollten Sie bereits eine Reisebestätigung erhalten haben, finden Sie die Kontaktdaten in diesen Unterlagen. Ihre Reisebestätigung enthält zudem Kontakte zum Vertragsreisebüro des Bundes DER sowie zum Hotelbuchungsportal HRS und der Deutschen Bahn AG.

Kontaktdaten Ihrer zuständigen Reisestelle erhalten Sie unter der Hotline TMTravel Management BwBundeswehr: +49 228 925823-469

Außerhalb der regulären Servicezeiten Ihrer Reisestellen stellt das Vertragsreisebüro des Bundes DER vertragsgemäß einen 24-Stunden-Service für dringende unaufschiebbare Buchungen/Umbuchungen/Stornierungen zur Verfügung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des 24‐Stunden‐Service sind unter der kostenpflichtigen Service-Hotline +49 30 479076-260 erreichbar. HRS erreichen Sie unter den Kontaktdaten, die auf der Buchungsbestätigung hinterlegt sind.

Zum anspruchsberechtigten Personenkreis gehören

  • Beamtinnen und Beamte des Bundes
  • Richterinnen und Richter des Bundes
  • Soldatinnen und Soldaten
  • in den Bundesdienst abgeordnete Beamtinnen, Beamte, Richterinnen und Richter eines anderen Dienstherrn
  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Auszubildende
  • Mitglieder der Personalvertretungen und Schwerbehindertenvertretungen


Grundsätzlich können Sie für alle Dienstreisen eine Erstattung beantragen. Dienstreisen sind neben der Regeldienstreise auch Dienstantrittsreisen, also Reisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Kommandierung sowie Reisen im Rahmen eines Besonderen Dienstgeschäftes oder zur Fortbildung im dienstlichen Interesse.

  1. Fahrt- und Flugkosten (u. a. im Rahmen der jeweiligen Voraussetzungen öffentliche Beförderungsmittel, Taxi, Mietwagen)
  2. Wegstreckenentschädigung bei Benutzung eines privaten Fahrzeuges
  3. Mehraufwendungen für Verpflegung
  4. Übernachtungskosten
  5. Sonstige Kosten (u. a. Kosten für Gepäckversendung, Parkgebühren, Kosten für Fähren und Mauten, Tagungsgebühren externer Veranstalter)

Hinweise zur Taxinutzung:
Wenn Sie für den Zu- und Abgang zum Hauptreisemittel oder Fahrten am Geschäftsort ein Taxi benutzen, können die Kosten erstattet werden, soweit sie hierfür triftige Gründe angeben können.
Triftige Gründe für eine Taxibenutzung liegen insbesondere vor, wenn

  • im Einzelfall dringende dienstliche Gründe vorliegen,
  • zwingende persönliche Gründe vorliegen (z. B. Gesundheitszustand),
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht verkehren oder
  • Fahrten zwischen 22 und 6 Uhr

das Benutzen dieses Beförderungsmittels notwendig machen.
Ortsunkundigkeit und widrige Witterungsverhältnisse stellen dagegen keine triftigen Gründe dar.

Hinweise zu Parkgebühren:
Parkgebühren können grundsätzlich bis zu 10 Euro täglich erstattet werden. Bei Reisen zu sogenannten Tagesrandzeiten werden Ihnen die entstandenen Parkgebühren in der tatsächlich notwendigen Höhe erstattet. Dies betrifft Abfahrtszeiten bei Bahnfahrten bis 8:00 Uhr, Abflugzeiten bei Flügen bis 9:00 Uhr sowie Ankunftszeiten bei Rückkehr des Hauptreisemittels ab 19:00 Uhr. Eine weitere Ausnahme liegt vor, wenn vor Antritt der Dienstreise ein erhebliches dienstliches Interesse an der Benutzung des privaten Kraftwagens festgestellt oder ein Dienstkraftfahrzeug benutzt wurde.

Die Verbindung einer Dienstreise mit einer privaten Reise ist im Rahmen der Beantragung der Dienstreise anzuzeigen und wird damit von Ihrem oder Ihrer Anordnungsbefugten genehmigt. Für die Abfindung ist die Dauer des privaten Aufenthaltes entscheidend. Wird eine Dienstreise um einen privaten Aufenthalt von bis zu fünf Arbeitstagen verlängert, so bemisst sich die Reisekostenvergütung so, als hätte nur die Dienstreise stattgefunden. Wird die Dienstreise dagegen mit einem Urlaub verbunden, der länger als fünf Arbeitstage dauert, werden nur die für die Erledigung des Dienstgeschäftes zusätzlich entstehenden Kosten erstattet.

Durch die Verbindung von Dienstreisen mit privaten Aufenthalten müssen mitunter erhebliche Eigenanteile durch den Reisenden getragen werden. Daher steht Ihnen die Reisestelle im Vorfeld gerne beratend zur Seite.

Für die Beantragung der Reisekostenvergütung außerhalb des elektronischen Workflows mittels IT-U TMTravel Management BwBundeswehr stehen Ihnen Formulare im Formularmanagementsystem der Bundeswehr im Intranet zur Verfügung.

Auf die Vorlage von Belegen wird grundsätzlich verzichtet. Die zuständige Abrechnungsstelle TMTravel Management BwBundeswehr ist jedoch berechtigt, im Einzelfall die maßgeblichen Kostenbelege einzufordern. Zudem gilt eine Belegaufbewahrungspflicht von sechs Monaten nach Antragstellung.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt wird. Falls Sie keinen Abschlag erhalten haben, können Sie auch auf die Reisekostenfestsetzung verzichten. Bitte sprechen Sie diesen Verzicht gegenüber Ihrer Reisestelle ausdrücklich aus.

Werden Dienstreisen aus dienstlichen oder zwingenden privaten Gründen, die die Dienstreisenden nicht zu vertreten haben, nicht durchgeführt, haben sie unverzüglich nach Kenntnis der Hinderungsgründe alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind so weit als möglich rückgängig zu machen.
Denken Sie also unbedingt daran, unmittelbar nach Kenntnis darüber, dass die Dienstreise nicht durchzuführen ist, die von der zuständigen Reisestelle gebuchten Reisemittel stornieren zu lassen. Sie haben insoweit eine gesteigerte Sorgfalts- und Mitwirkungspflicht, Kosten für Ihren Dienstherrn/Arbeitgeber zu vermeiden.

Falls Sie selbst Reisemittel für die Dienstreise beschafft und Kosten verauslagt haben, können Sie einen Reisekostenerstattungsantrag stellen und die Reisevorbereitungskosten geltend machen. Voraussetzung für die Erstattungsfähigkeit ist, dass die Dienstreise aus dienstlichen oder zwingenden privaten Gründen, die nicht von Ihnen zu vertreten sind, ausgefallen ist und dass Sie Ihren Mitwirkungspflichten hinreichend nachgekommen sind.

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