Beschaffungsprozess: So kommt der Feldanzug zur Truppe

Jedes Jahr empfangen viele tausend Soldatinnen und Soldaten ihre Bekleidung und persönliche Ausrüstung. Je nach Truppengattung packen sie rund 120 Sachen in ihre Seesäcke und Taschen. Auch die zivilen Bundeswehrangehörigen erhalten die für ihre Aufgaben notwendige Ausstattung. Die Beschaffung dieser Artikel wird Beschaffungsprozess genannt.

Zuständig für die Beschaffung von Dienstbekleidung und persönlicher Ausrüstung sind unterschiedliche Akteure: In der Regel meldet die Truppe einen Bedarf an das Planungsamt der Bundeswehr. „Dort erfolgt die Bewertung des Antrages“, erklärt Oberstleutnant Sven Rubel aus dem Sekretariat des Beauftragten Bekleidung, das dem Fachreferat A II 4 des Bundesministeriums für Verteidigung angehört.

Je nach Produkt erstellt ein integriertes Projektteam (IPT) unter Leitung des Planungsamtes eine funktionale Forderung. In diesen Projektteams arbeiten auch Vertreter der späteren Nutzer mit. Aus der funktionalen Forderung erarbeiten die Experten im Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr) eine detaillierte Leistungsbeschreibung des Artikels.

Langfristig wirtschaftlichstes Angebot erhält den Zuschlag

Diese Leistungsbeschreibung ist Grundlage für das Vergabeverfahren, das die BwBundeswehr Bekleidungsmanagement GmbHGesellschaft mit beschränkter Haftung (BwBM) im nächsten Schritt durchführt. Die Mitarbeiter der bundeseigenen Gesellschaft beschaffen und bewirtschaften die Bekleidung und persönlichen Ausrüstungsgegenstände der Bundeswehr. Sie versorgen die rund 250.000 Soldatinnen, Soldaten und zivilen Beschäftigten mit etwa 3.500 Produkten.

Um diese zu beschaffen, schreibt die BwBM die geforderten Artikel nach dem öffentlichem Vergaberecht aus und schließt die Verträge mit den Lieferanten. Dabei stehen unter anderem Kostenoptimierung, Qualitätsbewusstsein und Nachhaltigkeit im Fokus. Nicht das vordergründig günstigste Angebot erhält den Zuschlag, sondern das langfristig wirtschaftlichste.

„Je nach Artikel kann es sein, dass die Truppe diesen ausführlich testet, bevor der Lieferant den Auftrag erhält. Dieser Test wird anschließend durch das BAAINBwBundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr und die BwBM ausgewertet“, ergänzt Rubel. Nach Vertragsschluss, Herstellung und Auslieferung können die Beschäftigten der BwBM die Artikel über ihre Service-Standorte verteilen.

Beschaffungszeit variiert sehr stark

Die Dauer des Beschaffungsprozesses variiert sehr stark: Produkte, die es in der Truppe schon gibt und die nur in größerer Stückzahl benötigt werden, können bei freien Kapazitäten in bestehenden Rahmenverträgen und freien Finanzmitteln in der Regel innerhalb weniger Monate beschafft werden. Müssen die Produkte dagegen spezifische militärische Anforderungen erfüllen, um eine Fähigkeitslücke zu schließen, oder zuvor ausführlich getestet werden, kann dies auch mehrere Jahre dauern.

Hinzu kommt, dass es der Bundeswehr auf dem Textilmarkt an Marktmacht mangelt. Global betrachtet, fragt sie nur kleine Mengen spezifisch zugeschnittener Artikel auf einem Nischenmarkt nach. „Zudem kann es vorkommen, dass Bieter Rügen gegen ihren Ausschluss aus dem Verfahren erheben. Zieht sich so ein Fall über mehrere Instanzen, können mehrere Monate ins Land ziehen“, weiß Rubel.

von Martin Gärtner