COVID-19Coronavirus Disease 2019: So arbeitet ein Lagezentrum

Der Tag beginnt im Konferenzraum. In der „Morgenlage“, der täglichen Besprechung im COVID-19Coronavirus Disease 2019-Lagezentrum des Bundesamtes für das Personalmanagement der Bundeswehr, kurz BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr, kommen alle zusammen und alles auf den Tisch. Für den Leitenden Regierungsdirektor Markus L. und sein Team ist es der erste wichtige Termin des Tages. Aus dem ganzen Lagezentrum werden Daten, Fakten und neue Informationen zusammengetragen, bewertet und gemeinsam besprochen. Anschließend erhalten alle Bereiche ihre Aufträge für den heutigen Tag. 

Mittlerweile ist das alles gut eingespielte Routine. Das Lagezentrum ist bereits seit Ende Februar aktiv und unterstützt die Leitung des BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr. Durch die Krise sind neue Aufgaben und Herausforderungen entstanden. Die Arbeit in den Kernfähigkeiten des Amtes muss organisiert, Aufgaben priorisiert und Lösungen für die weitere Entwicklung gefunden werden. Im Lagezentrum laufen derzeit viele Fäden zusammen.

Und das nicht nur deutschland- sondern weltweit. Gerade hat Markus L. sein Team über eine neue Entwicklung informiert. Der Krisenfürsorgeerlass des Auswärtigen Amtes betrifft unter anderem eine mögliche freiwillige Rückführung von deutschen Staatsangehörigen und deren Angehörigen. Und damit auch die Bundeswehr und den Personalbereich. Denn die Bundeswehr hat feste Dienststellen im Ausland, etwa für die Ausbildung von Piloten in den USA oder Personal, das an deutschen Botschaften oder im Sprachendienst arbeitet.

Das Ergebnis der Beratung: Einrichtung eines neuen Bereichs mit der Aufgabe „Auslandspersonal“ und Umsetzung des Krisenfürsorgeerlasses.

Sofort beginnt der Bereich „Current Ops“, etwa: „laufende und aktuelle Projekte“, zu rotieren. Leutnant Steven K. und seine Leute sind ein eingespieltes Team, das sich bei Bedarf um alles und jeden kümmert. Der Leutnant schmunzelt: „Ein vielschichtiges Aufgabenfeld mit hoher Entwicklungsdynamik!“ Gemeint ist: Man weiß nie was kommt, aber dann muss alles sehr schnell gehen.

Mit Veronika P., Stabsbootsmann Matthias R., und den beiden Oberfeldwebeln Adrian C. und Daniel Z. ist sein Bereich der „Allrounder“ im Lagezentrum. Von der Unterstützung bei der Datenpflege über die Terminüberwachung und den Mailverkehr bis zur Umsetzung von Hygienemaßnahmen und der Bereitstellung von Unterstützungspersonal: Als helfende Hände im Hintergrund sind sie unersetzlich.

Denn auch Planerinnen und Planer, Unterstützende und Ansprechpartner brauchen Arbeitsmittel. ITInformationstechnik muss bereitgestellt, Räume vorbereitet, Zuständigkeiten geregelt und die Zusammenarbeit organisiert werden. Auch im Lagezentrum ist dafür „der Grundsatz“ zuständig. Der aber zeigt sich in Zeiten der Krise besonders flexibel und pragmatisch. Major i. G. Chris W. und Oberstleutnant Stefan L. sind die Schichtleiter, verantwortlich den reibungslosen Ablauf zwischen den Bereichen. Chris W. hat heute die Schicht am Vormittag. Das Führen mit Auftrag kennt er aus der Truppe. „Wir befinden uns in einer dynamischen Lage, auf die wir schnell reagieren müssen.“

Und tatsächlich – noch vor wenigen Stunden hatte er eigentlich nicht damit gerechnet, zwei neue Mitarbeiter im Lagezentrum zu begrüßen. Aber jetzt steht er in einem voll eingerichteten Büro und begrüßt Korvettenkapitän Marco T. und Stabsfeldwebel Benjamin V. im neuen Bereich „Auslandspersonal“.

„Wir haben die vielen Bundeswehrangehörigen in Auslandsdienststellen im Blick„, erklärt Korvettenkapitän Marco T. „Es geht hier nicht um die Auslandseinsätze, sondern um Personal, das zum Beispiel in Militärattachéstäben an deutschen Botschaften, bei der NATONorth Atlantic Treaty Organization oder Verwaltungsstellen im Ausland arbeitet und deren Angehörige“, fügt Benjamin V. hinzu.

Was die weltweite Krise gerade für diese Menschen bedeutet, kann er aus eigener Erfahrung nachvollziehen. Als ehemaliger Angehöriger des Militärattachédienstes hat Benjamin V. fast die gesamte Welt bereist, kennt die Sorgen und Nöte der Beschäftigten und ihrer Familien fern der Heimat. „Das kann bereits im Normalfall herausfordernd sein, gerade wenn man Familie hat. Durch die weltweite Krise kommen jetzt noch weitere Sorgen hinzu.“

Das Team vom Bereich Auslandspersonal ist ein Ansprechpartner für die Menschen vor Ort und koordiniert Unterstützungsangebote für die Angehörigen des Personalbereichs.

An Hauptfeldwebel Marvin E.´s Arbeitsplatz klingelt das Telefon. Es ist kurz nach zehn. Im „Callcenter“, der 24-Stunden Hotline des Lagezentrums, nimmt er jeden Tag Anfragen aus dem ganzen Personalbereich entgegen, gibt Auskünfte, vermittelt Ansprechpartner, informiert und unterstützt. „Man weiß nie, was sich hinter dem nächsten Anruf verbirgt“, mein Marvin E.

Und tatsächlich, diesmal geht es nicht um Unterstützung beim Dienstbetrieb in den Kernfähigkeiten, sondern um den Ernstfall. Corona-Verdacht bei einem Beschäftigten. Ein Nachbar des Bundeswehrangehörigen wurde positiv getestet und er bekam Post vom Gesundheitsamt, steht seitdem unter Quarantäne. Sofort informiert er seine Vorgesetzte, denn Zeit ist kritisch. Falls aus dem Verdachtsfall eine bestätigte Erkrankung wird, müssen alle möglichen Kontakte nachvollzogen werden, viele davon am Arbeitsplatz.

Es ist wichtig, dass das Lagezentrum sofort informiert wird. Nur so können alle notwendigen Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter getroffen werden. Marvin E. erklärt: „Es gibt eine strenge Berichtspflicht, bei der jeder Verdacht erfasst und im Lagezentrum bearbeitet wird.“ Dazu leitet er die Meldung an die „Fallbearbeitung“ weiter.

Jetzt schlägt die Stunde der Fallbearbeitung. Stabsfeldwebel Carsten K. und Hauptfeldwebel Florian K. arbeiten hier im Schichtdienst, ihre Aufgabe ist die Beratung der Dienststellen und Abteilungen des Bundesamtes bei gemeldeten Verdachts- oder Krankheitsfällen. „Wir stimmen uns eng mit Betroffenen und deren Vorgesetzten ab„, sagt Carsten K.

Erst bei positiver Testung auf COVID-19Coronavirus Disease 2019 wird aus einem „Verdachtsfall“ ein bestätigter Fall. Dann fordern Carsten K. und Florian K. die Kontaktliste von der zuständigen Organisationseinheit an und prüfen die Vollständigkeit der gelieferten Daten. „Sollte sich der Verdacht auf Corona bestätigen, können mit der Liste weitere Kontakte schnell identifiziert werden. Und nur dann erhalten wir auch hier im Lagezentrum die Liste„, erläutert Florian K. Bereits jetzt wird der „Verdachtsfall“, also eine möglicherweise betroffene aber noch nicht getestete Person, aber beraten, die eigene Wohnung nicht zu verlassen und eine Quarantänezeit einzuhalten.

Florian K. und Carsten K. leiten die Information dann an die zuständige Überwachungsstelle für öffentlich-rechtliche Aufgaben des Sanitätsdienstes der Bundeswehr weiter. Von dort werden dann die zuständigen Gesundheitsämter benachrichtigt. Zeitgleich erfolgt eine interne Meldung zur „Inneren sozialen Lage – IsoLa“ in der Bundeswehr. Weitere Anweisungen und Verhaltensregeln kommen dann über die jeweils zuständigen Stellen.

Neue Erlasse, neue Bereiche, neue Herausforderungen. Die Lage ist – wie gesagt – dynamisch, aber im Lagezentrum ist man auch darauf vorbereitet. Denn hier gibt es einen eigenen Bereich für vorausschauende Planung. Oberstleutnant Thomas M. und Oberstleutnant Michael A. richten den Blick in die Zukunft, analysieren Entwicklungen, erstellen Prognosen für mögliche Szenarien und leiten daraus Handlungsempfehlungen ab.

Gerade im Personalmanagement sei es wichtig, „einzelne Zeit- und Entwicklungslinien miteinander zu verbinden. Schon eine einzelne Verschiebung kann hier eine ganze Kette von Effekten hervorrufen, die wir im Blick haben müssen„, so Thomas M. Diese Effekte betreffen die ganze Bundeswehr, denn das gesamte militärische und zivile Personal wird zentral im BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr geführt. 

Dazu ist eine enge Abstimmung notwendig. Mit den Fachabteilungen im Bundesamt - und mit den anderen Organisationsbereichen und Teilstreitkräften der Bundeswehr. „Wir sind Teil eines Netzwerks von Lagezentren, das der Bundeswehr hilft, jederzeit einsatzbereit und handlungsfähig zu bleiben“, erklärt Michael A. Entstanden sei ein „wirksames und der Lage angepasstes Analyse- und Koordinierungsinstrument in der Krise“, erläutert Thomas M.

Wie alle hier haben sie sich freiwillig gemeldet, um das Lagezentrum zu unterstützen. Mit ihren Analysen, Prognosen und Planungen leisten sie im Lagezentrum einen Beitrag, damit der Personalbereich auch in der Krise einsatzfähig bleibt und auf mögliche Entwicklungen schnell reagieren kann. Und schnell reagieren muss jetzt auch das Team vom „Lagebild“, denn dort kommt gerade eine Meldung an.

Hauptmann Tamara K. und Hauptfeldwebel Jasmin S. prüfen ein letztes Mal das Briefing, das der Leiter des Lagezentrums in gut dreißig Minuten in der Abteilungsleiterkonferenz des BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr vortragen wird. „Fertig, kann so raus“, befindet Tamara K. Im Bereich „Lagebild“ sammeln die beiden Daten, Zahlen und Fakten aus dem gesamten Organisationsbereich Personal. Kurz vor halb elf erreicht sie die Meldung über den Corona-Verdachtsfall. Gerade noch rechtzeitig für das Briefing!

„Insgesamt laufen hier jeden Tag, und das heißt zurzeit, – auch am Wochenende – Meldungen aus 21 Dienststellen zusammen„, berichtet Lageoffizier Tamara K. Aber Daten müssen nicht nur gesammelt, sondern auch zusammengestellt und aufbereitet werden. „Die verschiedenen Führungsebenen haben jeweils eigene Schwerpunkte, brauchen genau die Informationen, die für sie wichtig sind“, erklärt sie. Mittlerweile haben Jasmin S. und Tamara K. einen guten Überblick darüber, wer was wann und wie benötigt.

Schnell wird klar, Berichtswesen ist mehr als bloßes Zahlenwerk. „Uns interessieren nicht nur die Zahlen, sondern auch die Hintergründe“, erklärt Jasmin S. „Dazu recherchieren wir in den Fachabteilungen, fragen nach oder bitten um weitere Informationen. Wenn sich beispielsweise die Zahl der Meldungen bei den Reservisten verändert, dann fragen wir auch nach den Gründen.“

Das Thema steht zurzeit im Fokus, ist Teil der täglichen Meldung für das Büro der Ministerin: „Wenn Rückfragen kommen, müssen wir schnell reagieren und zu den Zahlen auch Hintergründe und Zusammenhänge kennen„, betont Jasmin S.

Markus L. trägt das aktuelle Lagebild im BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr und im Organisationsbereich Personal vor. Die schnelle Arbeit zahlt sich aus: Auch der Verdachtsfall von 10:08 Uhr ist Teil der Besprechung. Die Abteilungsleiterkonferenz findet seit Wochen als Telefon- oder Videokonferenz statt. Das Briefing ist per Mail verteilt und auf dem Konferenz-Bildschirm sichtbar, während der Leiter des Lagezentrums spricht. Klar und präzise stellt er die Lage vor – Verdachtsfälle, bestätigte Fälle, aktuelle Handlungsfelder. Das Lagezentrum liefert die relevanten Informationen und unterstützt aktiv die Leitung des BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr bei ihren Entscheidungen.

Das Personalmanagement ist ein Kernbereich in der Bundeswehr, der gerade in der Krise weiter wichtig bleibt. Denn Personalentscheidungen betreffen die Beschäftigten meist unmittelbar, wirken sich auf Lebensplanung und Karrierewege aus. Im Organisationsbereich Personal steht das BAPersBwBundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr in einer besonderen Verantwortung. Bereits jetzt wird deshalb gehandelt, um nach dem Ende der Krise wieder relativ verzugslos in den Normalbetrieb zu wechseln.

Auftrag und Verpflichtung auch für das Lagezentrum, so Markus L.: „Gerade jetzt blicken alle auf öffentliche Organisationen wie die Bundeswehr, erwarten Verlässlichkeit und Einsatzbereitschaft.“

Autor: Ulrich Veen
Fotos: PIZ Personal/Jacquelin Mohit, Bundeswehr (Bilder 3 und 8)